現金出納

弥生・Freee・MF・A-SaaSなど多くの会計ソフト・システムは、銀行明細やクレジットカード、電子マネーなどの取引データを、直接または連携サービスから取り込み、会計データに自動で仕訳をし、入力と仕訳の手間が大幅に削減される仕組みが標準のシステムとして扱われるようになってきています。

当事務所の会計はFreeeを使っています。銀行明細やクレジットカード明細の取込など利用していますが、入力よりもチェックがメインに移行することにより、時間の短縮に役立っています。銀行明細などデータがあるものは、自動取り込みをすることが出来ますが、現金取引になると取引データというものが存在しなくなるので、不便です。そういった面もあり、BTCが普及することを期待しています。
一部では、マネーロンダリングに利用されるのではないかということが言われていますが、EU離脱で話題の英国、英国政府のリスク査定においてそのような利用がされるリスクは低いという結果も出ています。
https://corp.zaif.jp/takao-asayama/995/

話が逸れましたが、現金取引だとデータが残らないので、自動取込・自動仕訳という訳にはなかなかいきません。領収書をスマホやスキャナで読み取って、自動仕訳をする方法もあります。こちらもFreeeを使って取り込みをしていますが、日付・金額に関しては、問題ありませんが、勘定科目に関しては現状、仕方ないかなという感じです。
009Freee取込領収書

あとは、Excelで現金出納帳作成し、各種会計ソフトに仕訳をアップロードする方法もあります。Excelの良いところは、自分が入力などをしやすいように作りこむことが出来るところです。
Excelの現金出納帳を弥生会計の自動仕訳用に変換して、アップロードすることも出来たりします。

Excel現金出納帳
009弥生取込生成

から、弥生に取込用データに変換
009弥生取込

Excelで現金出納帳や請求書など多くの資料をExcelで作成しているのであれば、もう少しExcelを改良して、仕訳データを取込できるようにすることで業務の効率化につながります。Excelにはたくさん関数があり過ぎて何が使えるのかわからないこともありますが、基本的なExcelの関数を理解し使うことが出来れば、改善できる部分は多くあります。私は、独学で関数と更にマクロVBAを勉強しましたが、非常に役に立つスキルの一つになっています。

売上(入金)と経費(出金)管理

請求書を作成中…
振込をしてもらう口座をどうしようか。

まず、個人事業主だとプライベート用の口座と仕事用の口座は必ず分けておくべきです。
これを混同してしまうと、青色申告(65万円控除)をする場合、事業主勘定を使った仕訳を入力する必要が出てきてしまいます。入力をミスしてしまう可能性が増えますし、入力時間の無駄です。

次に、売上の入金口座と経費の出金口座を分けて口座を作るかどうかです。
・1つの口座で管理する場合
売上と経費を一つの口座で管理すると、通帳残高を見ればざっくりと利益がわかるようになります。毎月、帳簿をつけていればわかることですが、手元の残高がいくらあるのかわかりやすいです。また、入金と出金の口座を分けると資金移動や口座管理をする手間が増えてしまいます。

・入金口座と出金口座を分けて管理する場合
売上に対する入金が行われたかどうかチェックする行為は非常に大切です。売掛金が滞留してしまうと、資金繰りが苦しくなりますし、貸倒れにでもなってしまったら大変なことです。決済しているかどうかのチェックや仕訳入力の時間短縮にもなります。
出金口座へ資金移動をする必要が出てきますが、毎月いくらお金が出ていっているのか把握しやすいですので、資金繰り表を作成するときの参考になります。出金口座は、仕入れの口座と経費の口座と更に細かく分けてみるのも良いかもしれません。口座が増えすぎても逆に管理が大変になる可能性もありますが。

銀行口座データから自動仕訳入力できる会計システムが大半を占めてきています。すんなりと適切な科目に計上されるかどうかというとまだまだ微妙なところもあります。自動仕訳入力になって、大事なことは必ずチェックすることです。自動仕訳が正しいかどうか確認するときにも、口座が分かれているとチェックもしやすいです。

1つの口座で管理するか、口座を分けて管理するか、それぞれ良い悪いあるかと思いますが、今まで意識してこなかったとしたら、検討してみましょう。

私は、入金と出金口座を分けてやってみようかと思います。

会計システムと経理担当者

今日は、関与先第1号のお客様の暑気払いに参加してきました。料理もお酒もおいしくいただきました^^

この会社は、業務改善提案を積極的に取り組んでいますが、なぜ業務改善を行うのか。
もちろん、業務の効率化ということも大事ですが、改善など意見が通りやすい環境を整備すること、社員教育を重視しているからです。業務改善を通じて、考える力を身につける。言われた通りのことをただこなすだけでは、社員の能力は向上せず、企業の成長をする力は衰え、付加価値を生み出すことができなくなってしまいます。そして、改善などを提案しにくくなってしまった会社の社員はますます考えることを放棄してしまいます。

会計の仕事をしていて感じることも同様です。会社で経理担当者を募集しても、なかなか良い人材が来ないそうです。最近の会計システムはかなり優秀になり、会計の知識がなくてもある程度のものが出来上がってしまいます。作業を効率化でき、良いことなのですが、会計ができると応募してきても実際は会計伝票などの入力ができるだけで、会計を理解して業務をしている人は少ないそうです。入力作業の効率化は図られても、現状は、入力された情報が正しいかチェックする力、試算表から読み取る能力など、まだまだ必要です。会計システムが良くなればなるほど、経理担当者の考える力が衰えてしまっているのではないかと思います。将来的には、チェックする必要などもなくなる可能性が高いですが、会計システムに頼りすぎて、考えることをやめてしまわないように、気を付けたいものです。